Privacyreglement

 

De aanvraag en behandelingsproces.

Aanvragen komen bij voorkeur uitsluitend per mail binnen bij de secretaris via de website van de stichting. Bij het indienen van de aanvraag wordt specifiek gevraagd of wordt ingestemd met dit privacyreglement. Alle contacten (ook later in het behandelingsproces) worden per mail afgedaan. Elke aanvraag wordt van een dossiernummer (jaartal-volgnummer) voorzien.

  

In principe zijn er 2 soorten aanvragen.

 1.    Rechtstreeks door belanghebbende

 2.    Vanuit een professionele organisatie namens een belanghebbende

  

Ad. 1.   Hierbij geeft de aanvrager actief zelf privacygevoelige informatie aan het BDF. De secretaris onderzoekt of deze informatie voldoende is om tot een oordeel te kunnen komen. Aan de aanvrager wordt altijd gevraagd of deze een naam van een contactpersoon van een professionele organisatie kan doorgeven waar de informatie op juistheid kan worden getoetst. De aanvraag kan feitelijk alleen worden beoordeeld als de informatie bij die organisatie mag worden getoetst. Indien dit niet het geval is dan wordt de aanvraag niet behandeld en blijft dit verder alleen onder de secretaris. Zie verder onder Ad 2.

  

Ad 2.    Het BDF gaat  ervan uit dat de privacy (bij een aanvraag door een hulpverlener van een professionele organisatie (of is getoetst (ad. 1.)) door die organisatie zelf is gewaarborgd. BDF is niet keten-verantwoordelijk. De secretaris van het BDF  vraagt indien nodig nadere informatie op bij die organisatie. Deze moet zelf de afweging welke informatie er aan dit fonds (mag) worden verstrekt. 

  • Een aanvraag wordt niet verder behandeld als er onvoldoende informatie is om een goed oordeel te vellen.

  • Een aanvraag wordt door de secretaris geweigerd als in de voorliggende periode van 5 jaar reeds eerder een toezegging is gedaan.

    In deze beide gevallen komen deze aanvragen niet bij de overige bestuursleden en blijft dit bij de secretaris.

De secretaris legt uitsluitend complete (ontvankelijke – geanonimiseerde) aanvragen voor aan alle bestuursleden met het verzoek de secretaris te melden of hier sprake kan zijn van het verstrekken van een bijdrage, mogelijk voorzien van voorwaarden. Mailverkeer van en naar de secretaris gaat via info@bettydekker.nl 

 

Het uiteindelijke besluit wordt door de secretaris kenbaar gemaakt aan de aanvrager (ad 1.) of contactpersoon (ad 2.) en gaat in kopie naar die bestuursleden (inclusief penningmeester) die voor de afdoening zorgdragen.  Na afronding worden alle mails direct door die bestuursleden vernietigd van PC en/of smartphone met uitzondering van de penningmeester en de secretaris.

 

Welke privacygevoelige informatie wordt door de secretaris en penningmeester opgeslagen?

De hieronder genoemde gegevens is een opsomming van het maximale, afhankelijk van de noodzaak.

  • NAW – aanvrager/gezinsleden

  • Telefoonnummer

  • E-mail adres

  • Geboortedata

  • Medische gegevens (indien noodzakelijk)

  • Beschrijving door aanvrager/hulpverlener op welke gronden de aanvraag is gebaseerd en of er geen beroep op andere organisaties kan worden gedaan.

Hoelang wordt de informatie/gegevens/mails van de aanvraag bewaard?

Door de secretaris en penningmeester worden de gegevens 7 jaar bewaard. Dit is nodig om te beoordelen of er reeds eerder een aanvraag is geweest en wat daarop en op welke wijze/in welke mate er is besloten.

 

Jaarverslagen

Door de secretaris en de penningmeester worden jaarverslagen gemaakt. Hierin staat het dossiernummer met 1e letter van de achternaam van de aanvrager vermeld en zijn volledig anoniem. Jaarverslagen worden alleen ingezien door het bestuur (voor eigen gebruik) en gaan niet naar derden. Jaarverslagen worden nooit vernietigd.

 

Bestuursvergaderingen

De agenda’s en de verslagen melden dossiersgewijs, geanonimiseerd de behandelde en openstaande aanvragen vanaf de voorgaande bestuursvergadering en zijn alleen voor eigen gebruik binnen het bestuur. Met uitzondering van de secretaris vernietigen de bestuursleden deze stukken direct na de vergadering. De vergaderingen zijn niet openbaar.

 

Inzage stukken

Het aanvraagdossier kan uitsluitend door de aanvrager op zijn/haar schriftelijke verzoek aan de secretaris bij de secretaris worden ingezien.

 

Beveiliging computer

De computers van de secretaris en de penningmeester zijn met Windows wachtwoord beveiligd en gaan na 5 minuten automatisch in slaapstand.

 

Mails

De mails worden bij de secretaris in een afzonderlijke computeromgeving opgeslagen afgescheiden van overige (prive-)mails. Mailverkeer tussen bestuursleden bevatten geen NAW-gegevens van aanvragers.

  

Beveiliging van smartphones bestuursleden

Zijn allen beveiligd met wachtoord en/of vingerafdrukherkenning.

 

Giften

Deze komen uitsluitend per bankoverschrijving bij de penningmeester binnen en worden alleen in de verslagen vermeld. Bij natuurlijke personen alleen de 1e letter van de achternaam. Bij organisaties volledige weergave van de benaming.

Sponsors/gevers hebben recht  op naamsvermelding op de website, en plaatsing gebeurt alleen met uitdrukkelijke goedkeuring.

Van deze gevers zijn feitelijk, naast de hoogte van de gift, alleen naam en bankrekeningnummer bij het penningmeester en secretaris van het bestuur bekend. Alle gevers worden, door de secretaris, middels een bedankje (zo mogelijk per mail) op de hoogte gesteld en bedankt voor de ontvangst van de gift.

 

Website

Deze is voorzien van een SSL-certificering en een privacyverklaring voor het gebruik van Google Analytics en Cookies.

Foto’s van personen staan op de website, maar zijn uitsluitend van de bestuursleden zelf.

Er komen geen tot (derden) personen herleidbare gegevens op de website.

 

Cloudservice

Met uitzondering van mailverkeer worden alle bestuursstukken opgeslagen in een betaalde cloudservice die alleen is in te zien door de bestuursleden.

 

Geheimhouding

Bestuursleden geven hierbij aan zich aan deze werkwijze te houden en alle ontvangen informatie geheim te houden.